Digitala inköp i äldreomsorgen

Fakta om analysen

Resultatet i korthet

Viktiga nyttor

• Personalen kan använda sina resurser till omvårdnad istället för serviceinsatser
• Minskade transportkostnader för kommunen
• Ökad självständighet för brukaren
• Förbättrad arbetsmiljö för personal

Viktiga kostnader

• Kommunen får ökad kostnad för digital teknik som används under inköpet
• Brukaren får ökade kostnader för leverans av varor om kommunen inte tidigare har tagit betalt för transport av varor
• Förändringsledning under införande
• Utbildning av personal

Värdering

Någon värdering i pengar har inte gjorts i denna referensanalys. Kommuner kan värdera nyttor och kostnader i Excelmallen utifrån sina lokala förutsättningar.

1. Inledning

Kommuner arbetar på olika sätt med att stödja brukare vid inköp av dagligvaror. Vissa kommuner handlar fysiskt i butik medan andra ger stöd vid digitala inköp. I denna nyttoanalys jämförs vilka nyttor och kostnader som uppkommer om kommunen ger stöd via digitala inköp istället för fysiska inköp i butik. Analysen utgår från att butiken ansvarar för hemleverans av varorna.

Syftet med nyttoanalysen är att underlätta kommuners arbete med att identifiera och värdera nyttor och kostnader för specifika välfärdstekniker.

2. Metod

2.1 Om nyttoanalyser

I en nyttoanalys identifieras nyttor och kostnader som förknippas med en förändring genom en jämförelse mellan alternativ. Där det är möjligt kan nyttor och kostnader också värderas i pengar. Risker och hinder analyseras också. Analysen innehåller också en bedömning av osäkerheter som är viktiga för att förstå och tolka resultatet.

2.2 Så gjorde vi

Nyttoanalysen togs fram av projektledare på SKR Kompetenscenter välfärdsteknik tillsammans med en kommun under 2024, utifrån Ineras metod för nyttokalkyler (2024 års version). AI har inte använts i framtagande av den här nyttoanalysen.

2.3 Kategorier för nyttor och kostnader

3. Utgångspunkter

3.1 Jämförelse

Översiktlig jämförelse

A. Hemtjänstpersonal handlar dagligvaror fysiskt i butik.

B. Brukaren handlar dagligvaror online med stöd av hemtjänstpersonal. Butiken ansvarar för hemleverans.

3.2 Ramar för analysen

Perspektiv: Nyttoanalysen identifierar nyttor och kostnader för brukare/patienter, personal, kommunen samt samhället. Geografiskt är analysen avgränsad till en fiktiv exempelkommun i Sverige. Tidshorisonten är 6 år.

4. Analys

4.1 Identifierade nyttor

Personalen kan använda sina resurser till omvårdnad istället för serviceinsatser

[Omfördelning] [Personal] [kan värderas i pengar i Excelmallen]

Genom att införa inköp digitalt får brukaren varorna levererade av butiken. Det leder till färre transporter för personal och tiden för insatsen minskas, vilket ger frigjord tid för personal. De kan då använda sina resurser till omvårdnad istället för serviceinsatser.

Minskade transportkostnader för kommunen

[Finansiell] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]

Genom att införa inköp digitalt så körs varorna hem av butiken. Det leder till färre transporter för personal och kostnad för fordon. Det ger kommunen minskade transportkostnader.

Ökad delaktighet för brukaren

[Kvalitet] [Brukare/patienter] [värderas inte i Excelmallen]

Genom att införa inköp digitalt så bli brukaren mer delaktig under inköpet och personalens resurser används i brukarens hem istället för i butiken.

Ökad självständighet för brukaren

[Kvalitet] [Brukare/patienter] [värderas inte i Excelmallen]

Digitala inköp bidrar till ökad självständighet för brukaren på flera sätt:

• Mer delaktig i sina inköp. Genom att införa inköp digitalt blir brukaren mer delaktig under inköpet, vilket ger hen ökad självständighet.
• Ökad förmåga att använda digitala tjänster. Genom att införa inköp digitalt blir brukaren mer delaktig under inköpet och deras förmåga att använda digitala tjänster ökar, vilket ger ökad självständighet för brukaren.
• Större ekonomisk makt att välja varor. Genom att införa inköp digitalt kan brukaren själv välja butik att handla av, vilket gör att brukaren får ta del av större utbud av varor samt ta del av butikens erbjudanden. Det ger dem en större ekonomisk makt att själva välja varor, vilket ökar deras självständighet.

Ökad trygghet för brukaren

[Kvalitet] [Brukare] [värderas inte i Excelmallen]

Genom att införa inköp digitalt ökar säkerheten för brukaren då kort och kontanthantering minskar för personalen då brukaren kan genomföra köpet själva med bank-id. Det ger ökad trygghet för brukaren.

Förbättrad arbetsmiljö för personal

[Kvalitet] [Personal] [värderas inte i Excelmallen]

Digitala inköp bidrar till att arbetsmiljön förbättras på flera sätt:

• Använda sin digitala kompetens. Genom att införa inköp digitalt ökar möjligheten för personal med stort intresse för teknik att använda den kompetensen i större utsträckning. Det ger i sin tur förbättrad arbetsmiljö för personal.
• Färre tunga lyft. Genom att införa inköp digitalt körs varorna hem av butiken. Det gör att tunga lyft för personalen minskar, vilket leder till förbättrad arbetsmiljö för personal.
• Ökad flexibilitet. Genom att införa inköp digitalt ökar möjligheten att utföra insatsen andra tider på dygnet, vilket ger ökad flexibilitet vid schemaplanering. Det i sin tur ger bättre förutsättningar för god balans under dagen och förbättrar arbetsmiljön för personal.
• Mindre kort- och kontanthantering. Genom att införa inköp digitalt minskar personalens hantering av brukarens kort och kontanter då brukaren kan genomföra köpet själv med bank-id, vilket är positivt för arbetsmiljön.

4.2 Identifierade kostnader

4.2.1 Kostnader som uppstår som följd av förändringen

Inga sådana kostnader har identifierats.

4.2.2 Kostnader som krävs för att genomföra och upprätthålla förändringen

• Kommunen får ökad kostnad för digital teknik som används under inköpet [Finansiell] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Brukaren får ökade kostnader för leverans av varor om kommunen inte tidigare har tagit betalt för transport av varor [Finansiell] [Brukare/patienter] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Förändringsledning under införande [Omfördelning] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Utbildning av personal [Omfördelning] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Information till brukare [Omfördelning] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]

4.3 Risker

Upplockning av varor. Det finns risk att mat blir stående i bostaden och blir dålig för de brukare som behöver hjälp med upplockning, då det är svårt för personal att veta när varor levereras.

4.4 Hinder

• Brukaren vill inte beställa varor digitalt
• Personal får inte tillräckligt med utbildning för att hantera digitala inköp
• Personal har motstånd till digitalt inköp

För att minska risken att ovanstående delar inträffar behöver extra arbete läggas på förändringsarbete, utbildning av personal samt information till brukare.

5. Värdering

5.1 Val av arbetssätt

Ingen värdering i pengar har gjorts i denna referensanalys. Kommuner kan använda Excelmallen för att genomföra egna beräkningar.

5.3 Viktiga antaganden och underlag

• Om kommunen genomför en värdering i pengar påverkas resultatet i hög grad av lokala antaganden om tidsåtgång för insatsen (fysiskt jämfört med digitalt), transportkostnader, omfattning/antal brukare samt kostnader för digital teknik och införande.
• Excelmallen är utformad så att vissa inmatade värden varieras med ±12 % för att ge ett spann för möjliga utfall i kommunens egna beräkningar.
• Detaljerade beräkningar och källor finns i Excelmallen.

6. Osäkerhetsbedömning

6.1 Effekter och samband

Nyttoanalysen bygger på arbete och insikter som projektledare på SKR Kompetenscenter välfärdsteknik har identifierat tillsammans med en kommun genom att använda metoden för nyttoanalys. Resultatet ska tolkas som en uppskattning av möjliga effekter och nyttor givet lokala förutsättningar och utgör inte en garanti för faktiskt utfall. Det faktiska utfallet beror på hur förändringen genomförs och används samt hur identifierade hinder och risker hanteras.

6.2 Data

Hos kommunföreträdarna som medverkat finns god verksamhetskunskap, vilket är en styrka. Excelmallen som hör till nyttoanalysen är utformad så att vissa av de värden som kommunen fyller i automatiskt varieras med ±12 procent. Syftet är att visa hur resultatet påverkas om nyttor och kostnader blir något lägre eller högre än de troliga värden som kommunen fyller i. På så sätt får kommunen en grundläggande osäkerhetsanalys som ger ett spann för det möjliga utfallet i de egna beräkningarna.

6.3 Avgränsningar

Alla nyttor är inte värderade i pengar vilket gör att den samlade nettonyttan förmodligen är större än de resultat som räknas fram i Excelmallen. Eventuella nyttor eller kostnader för region och närstående är inte inkluderade i denna analys. Nyttoanalysen är geografiskt avgränsad till en fiktiv exempelkommun i Sverige.

7. Sammanfattning

Denna analys gäller en övergång från fysiska inköp i butik med stöd av hemtjänstpersonal till digitala inköp med stöd av hemtjänstpersonal och hemleverans från butik. Analysen identifierar framför allt omfördelningsnyttor i form av frigjord tid för personal och finansiella nyttor i form av minskade transportkostnader för kommunen, samtidigt som flera kvalitetsnyttor identifieras för brukare och personal. Någon värdering i pengar har inte gjorts i denna referensanalys, och kommuner kan genomföra sådana beräkningar i Excelmallen utifrån lokala förutsättningar. Resultatet behöver tolkas med försiktighet eftersom det bygger på antaganden om effekter, samband och lokala förutsättningar samt påverkas av hur förändringen genomförs och används samt hur identifierade hinder och risker hanteras.