Gör en nyttoanalys för er kommun

Resultatet i korthet

A	Personal inom ordinärt boende använder analoga nycklar för att öppna brukarens bostad
B	Personal inom ordinärt boende använder digitala nycklar för att öppna brukarens bostad

Viktiga nyttor

• Frigjord tid för personal genom minskad nyckelhantering och minskad restid
• Minskade kostnader för drivmedel
• Ökad trygghet och säkerhet för brukare
• Förbättrad arbetsmiljö och ökad flexibilitet för personal

Viktiga kostnader

• Kostnad för digitala lås
• Införandekostnader och övriga kostnader till leverantör
• Förändringsledning under införande
• Utbildning av personal, information och installation hos brukare

Värdering

Någon värdering i pengar har inte gjorts i denna referensanalys. Kommuner kan värdera nyttor och kostnader i Excelmallen utifrån sina lokala förutsättningar.

1. Inledning

Många kommuner har idag manuell hantering av nycklar när de ska ge stöd till personer som har insatser från hemtjänsten. Med hjälp av denna nyttoanalys ser vi vilka nyttor som uppkommer om kommuner använder digitala lås som möjliggör både en effektivare och tryggare hantering av nycklar.

Syftet med nyttoanalysen är att underlätta kommuners arbete med att identifiera och värdera nyttor och kostnader för digitala lås.

2. Metod

2.1 Om nyttoanalyser

I en nyttoanalys identifieras nyttor och kostnader som förknippas med en förändring genom en jämförelse mellan alternativ. Där det är möjligt kan nyttor och kostnader också värderas i pengar. Risker och hinder analyseras också. Analysen innehåller också en bedömning av osäkerheter som är viktiga för att förstå och tolka resultatet.

2.2 Så gjorde vi

Nyttoanalysen togs fram av projektledare på SKR Kompetenscenter välfärdsteknik tillsammans med en kommun under 2026. Denna referensanalys innehåller inte en färdig värdering i pengar. Kommuner kan använda Excelmallen för att genomföra egna beräkningar.

2.3 Kategorier för nyttor och kostnader

Kategori	Nytta	Kostnad
Finansiell	Minskade kostnader eller ökade intäkter. Kan värderas i pengar.	Ökade kostnader eller minskade intäkter. Kan värderas i pengar.
Omfördelning	Resurser som frigörs och kan användas till annat. Kan värderas i pengar.	Resurser som används till förändringen istället för till något annat. Kan värderas i pengar.
Kvalitet	En positiv effekt på exempelvis livsvillkor, välbefinnande, arbetsmiljö, rättigheter eller andra grundläggande sociala värden. Värderas inte i pengar.	En negativ effekt på exempelvis livsvillkor, välbefinnande, arbetsmiljö, rättigheter eller andra grundläggande sociala värden. Värderas inte i pengar.
Miljö	Effekter som är positiva för miljön. Värderas inte i pengar.	Effekter som är negativa för miljön. Värderas inte i pengar.

3. Utgångspunkter

3.1 Jämförelse

Översiktlig jämförelse

A. Fortsätta som idag, det vill säga att personal inom ordinärt boende använder analoga nycklar för att kunna öppna brukarens bostad.

B. Personal inom ordinärt boende använder digitala nycklar för att öppna brukarens bostad.

3.2 Ramar för analysen

Perspektiv: Nyttoanalysen identifierar nyttor och kostnader för brukare/patienter, personal, kommunen samt samhället. Geografiskt är analysen avgränsad till en fiktiv exempelkommun i Sverige. Tidshorisonten är 6 år.

3.3 Eventuella övriga avgränsningar

Analysen utgår från digitala lås för brukare i ordinärt boende som har insatser från kommunen.

4. Analys

4.1 Identifierade nyttor

Minskad kostnad för ersättning av analoga nycklar och låscylindrar

[Finansiell] [Kommunen]

Digitala lås minskar kommunens beroende av analoga nycklar i det löpande arbetet. Det minskar risken för att analoga nycklar tappas bort, vilket leder till minskade kostnader för att ersätta nycklar och låscylindrar.

Minskade kostnader för drivmedel vid nyckelöverlämning och nyckelhämtning

[Finansiell] [Kommunen]

Med digitala lås behöver personal i mindre utsträckning köra för att hämta analoga nycklar eller möta annan personal för att överlämna nycklar under arbetspasset. Det leder till minskat antal körda mil med kommunens fordon, vilket ger minskade kostnader för drivmedel.

Minskade kostnader för drivmedel vid larmbesök

[Finansiell] [Kommunen]

Med digitala lås kan personal i större utsträckning åka direkt till brukaren vid larm, i stället för att först hämta en analog nyckel i kommunens lokal eller på annan plats. Det leder till minskat antal körda mil med kommunens fordon, vilket ger minskade kostnader för drivmedel.

Frigjord tid för personal vid nyckelöverlämning och nyckelhämtning

[Omfördelning] [Personal]

Med digitala lås behöver personal i mindre utsträckning hämta analoga nycklar eller möta annan personal för att överlämna nycklar under arbetspasset. Det minskar restid och tid för nyckelhantering, vilket innebär frigjord tid för personal.

Frigjord tid för personal vid larmbesök

[Omfördelning] [Personal]

Med digitala lås kan personal i större utsträckning åka direkt till en brukare som har larmat. Det minskar tiden som annars skulle gå åt till att hämta en analog nyckel innan personalen kan åka till brukaren, vilket innebär frigjord tid för personal.

Ökad trygghet för brukare

[Kvalitet] [Brukare/patienter]

Digitala lås kan bidra till ökad trygghet för brukare på flera sätt:

• Personalen kan i större utsträckning åka direkt till brukaren vid larm. Det kan minska tiden innan personal är på plats, vilket kan bidra till ökad trygghet för brukaren.
• Behovet av att personal hanterar analoga nycklar till brukarens bostad minskar. Det minskar risken för att analoga nycklar tappas bort eller är på villovägar, vilket kan bidra till ökad trygghet för brukaren.
• Schemaläggningen behöver i mindre utsträckning ta hänsyn till vem som har den analoga nyckeln till brukarens bostad. Det kan förbättra möjligheten att planera besök utifrån brukarens behov och öka möjligheten att brukaren får sitt stöd på planerad tid.

Ökad säkerhet för brukare och kommun

[Kvalitet] [Brukare/patienter och kommunen]

Digitala lås kan bidra till ökad säkerhet för brukare och kommun på flera sätt:

• Tillgången till brukarens bostad kan styras genom digital behörighet. Det ökar möjligheten att säkerställa att rätt personer har behörighet att låsa upp bostaden.
• Kommunen kan få bättre möjlighet att följa upp vem som har låst upp brukarens bostad och när. Det kan bidra till ökad spårbarhet och säkerhet.

Minskade kostnader för brukare

[Finansiell] [Brukare/patienter]

Digitala lås kan minska behovet av att brukaren tar fram extranycklar till hemtjänsten. Det kan minska brukarens kostnader för extranycklar.

Förbättrad arbetsmiljö och flexibilitet för personal

[Kvalitet] [Personal]

Digitala lås kan bidra till förbättrad arbetsmiljö och flexibilitet för personal på flera sätt:

• Personalen behöver i mindre utsträckning bära med sig analoga nycklar till brukares bostäder. Det kan minska oro för att tappa bort nycklar, vilket kan bidra till förbättrad arbetsmiljö.
• Personalen behöver i mindre utsträckning åka omvägar för att hämta eller överlämna analoga nycklar. Det kan minska stress och onödig logistik under arbetsdagen, vilket kan bidra till förbättrad arbetsmiljö.
• Tillgången till brukarens bostad blir mindre beroende av vem som har den analoga nyckeln. Det kan öka möjligheten till samarbete mellan kollegor under dagen, till exempel vid dubbelbemanning eller när en kollega behöver hjälp.

Förbättrad schemaplanering

[Kvalitet] [Kommunen]

Med digitala lås behöver planeringen i mindre utsträckning ta hänsyn till logistiken kring analoga nycklar. Det kan göra det lättare att schemalägga besök under dagen.

Ökad möjlighet till samarbete mellan olika aktörer

[Kvalitet] [Kommunen]

Genom att införa digitala lås ökar möjligheten till samverkan mellan kommun och andra aktörer, som exempelvis räddningstjänst.

Ökad krisberedskap

[Kvalitet] [Kommunen]

Genom att införa digitala lås ökar möjligheten till snabbare omfördelning av personal, vilket ökar krisberedskapen.

Minskad miljöpåverkan för samhället

[Miljö] [Samhället]

Digitala lås kan minska personalens körsträckor när färre resor behövs för att hämta eller överlämna analoga nycklar. Det leder till minskat antal körda mil med kommunens fordon, vilket minskar miljöpåverkan för samhället.

4.2 Identifierade kostnader

4.2.1 Kostnader som uppstår som följd av förändringen

Inga kostnader som förväntas som en konsekvens av förändringen har identifierats i denna analys.

4.2.2 Kostnader som krävs för att genomföra och upprätthålla förändringen

• Kostnad för digitala lås [Finansiell] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Införandekostnader [Finansiell] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Övriga kostnader till leverantören [Finansiell] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Förändringsledning under införande [Omfördelning] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Utbildning av personal [Omfördelning] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Information till brukare och hyresvärdar [Omfördelning] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Installation hos brukare [Omfördelning] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]
• Övriga kostnader för drift, support med mera [Omfördelning] [Kommunen] [kan värderas i pengar i Excelmallen]

4.3 Risker

Nedan anges de risker som identifieras i samband med införande av digitala lås. Dessa risker behöver hanteras så att de försvinner, minskar eller på annat sätt hanteras på ett planerat sätt i omställningsarbetet.

• Vid installation av digitala lås kan brukare uppfatta installationen som åverkan på egendom.
• Brukare kan uppleva osäkerhet kring de digitala låsen, till exempel oro för att det syns utifrån att de har hjälp från kommunen.
• Brukare och/eller hyresvärdar kan neka till att installera digitalt lås, vilket kan medföra att personal behöver hantera analoga nycklar och digitala lås parallellt.
• Administrationen kan öka för att hantera rätt behörigheter och loggning.
• Det kan uppstå oro kring hur behörigheter för vikarier ska hanteras, så att de får rätt behörighet och att behörigheten avslutas på rätt sätt.
• Tekniskt beroende kan öka, vilket kan göra verksamheten mer sårbar vid driftstörningar eller om systemet ligger nere.

4.4 Hinder

Inga hinder identifierades i analysen.

5. Värdering

5.1 Val av arbetssätt

Ingen värdering i pengar har gjorts i denna referensanalys. Kommuner kan använda Excelmallen för att genomföra egna beräkningar.

5.2 Viktiga antaganden och underlag

Om kommunen genomför en värdering i pengar påverkas resultatet i hög grad av lokala antaganden om antal brukare som omfattas, nyckelhantering, larmbesök, körsträckor, tidsåtgång samt kostnader för digitala lås, införande, drift och support.

6. Osäkerhetsbedömning

6.1 Effekter och samband

Analysen bygger på antaganden om effekter och samband samt erfarenheter från kommuner som arbetat med digitala lås. Resultatet ska tolkas som en uppskattning av möjliga effekter och nyttor givet lokala förutsättningar, och inte som en garanti för faktiskt utfall.

Det faktiska utfallet beror bland annat på hur lösningen införs, hur stor del av verksamheten som omfattas, hur många brukare som kan få digitala lås och hur väl rutiner för behörighet, support och driftstörningar fungerar.

6.2 Data

Resultatet från kommunens egna beräkningar i Excelmallen beror på vilka värden kommunen väljer att använda. Lokala uppgifter bör användas där sådana finns.

6.3 Avgränsningar

Nyttoanalysen identifierar nyttor och kostnader för brukare/patienter, personal, kommunen samt samhället. Dessa perspektiv bedöms vara de mest relevanta för analysen.

6.4 Samlad bedömning av osäkerheten

Osäkerheten i analysen handlar främst om hur väl effekterna uppstår i den lokala verksamheten och vilka värden kommunen använder i Excelmallen. Resultatet bör därför tolkas som ett stöd för lokal prövning och värdering, inte som ett färdigt resultat för alla kommuner.

7. Sammanfattning

Denna analys gäller införande av digitala lås i äldreomsorgens ordinära boende och jämför ett arbetssätt där personal använder analoga nycklar med ett arbetssätt där personal använder digitala nycklar för att öppna brukarens bostad. Analysen identifierar framför allt omfördelningsnyttor i form av frigjord tid för personal och finansiella nyttor i form av minskade kostnader för drivmedel och minskade kostnader för ersättning av analoga nycklar och låscylindrar. Den identifierar också flera kvalitetsnyttor för brukare, personal och kommunen, bland annat ökad trygghet och säkerhet, förbättrad arbetsmiljö och bättre förutsättningar för planering och samarbete.

Någon värdering i pengar har inte gjorts i denna referensanalys, och kommuner kan genomföra sådana beräkningar i Excelmallen utifrån lokala förutsättningar. Resultatet behöver tolkas med försiktighet eftersom det bygger på antaganden om effekter, samband och lokala förutsättningar samt påverkas av hur lösningen införs, används och förvaltas. Särskilt viktigt är att hantera risker kopplade till installation, acceptans hos brukare och hyresvärdar, parallella nyckelsystem, behörighetshantering, vikarier och tekniskt beroende.