Omfördelning gäller befintliga resurser
Omfördelning används när befintliga resurser frigörs eller behöver tas från en annan användning utan att utan att organisationens kostnader eller intäkter förändras. Frigjord tid eller andra frigjorda resurser är en omfördelningsnytta. Resurser som behöver tas från befintlig verksamhet är en omfördelningskostnad. Omfördelning kan värderas i pengar för att visa resursförändringens storlek. Kategorien ändras inte av värderingen, och beloppet innebär inte att motsvarande budgetutrymme uppstår. Det visar bara värdet på de frigjorda resurserna, eller på de resurser som går åt.
När användningen av frigjorda resurser inte är bestämd är nyttan omfördelning
Frigjorda resurser är en omfördelningsnytta när det ännu inte är bestämt vad de ska användas till. Nyttan består då i att resurser blir tillgängliga för annan användning jämfört med Alternativ A, utan att ni specificerar vad den användningen är. Du behöver inte bestämma hur resurserna senare ska användas för att få beskriva omfördelningsnyttan. Det räcker att beskriva vilka resurser som frigörs, för vem och genom vilken förändring. Detta är särskilt viktigt i tidiga eller utforskande skeden, när analysen ska synliggöra förändringens möjligheter. När en konkret plan för hur resurserna ska omfördelas saknas är det helt rätt att kategorisera frigjorda resurser som omfördelningsnytta.
När frigjorda resurser förväntas leda till en kvalitetsförbättring
Om analysens befintliga underlag tydligt visar att de frigjorda resurserna ska användas på ett bestämt sätt och därigenom förväntas skapa en viss kvalitetsförbättring ska du beskriva kvalitetsnyttan i stället. Det kan exempelvis vara mer tid med brukare som ni tänker er ska skapa ökad trygghet. Den frigjorda tiden är då ett mellanled som förklarar hur kvalitetsnyttan förväntas uppstå. Om användningen inte är bestämd eller sambandet med kvalitetsförbättringen kräver ytterligare beslut ska nyttan beskrivas som omfördelning.
När frigjorda resurser förväntas minska kostnader
Kategorisera nyttan som finansiell när Alternativ B minskar en faktisk kostnad eller ökar en faktisk intäkt jämfört med Alternativ A. Om frigjord tid gör att en kostnad som annars skulle ha uppstått kan undvikas är nyttan finansiell. Det kan exempelvis vara undvikna kostnader för nyanställning, övertid eller inköpt bemanning. Det behöver finnas trovärdigt stöd för att kostnaden skulle uppstå i Alternativ A. Om organisationen inte skulle eller annars kunnat anställa är den frigjorda tiden i stället en omfördelningsnytta. Redovisa inte samma frigjorda tid som både finansiell nytta och omfördelningsnytta. Dela upp den frigjorda tiden om en del frigör befintliga resurser och en annan del leder till minskade kostnader.
En kvalitetsnytta kan uppstå direkt när ett moment försvinner
Kvalitetsnytta gäller värden som exempelvis hälsa, trygghet, säkerhet, tillgänglighet, självständighet, jämlikhet eller arbetsmiljö. Ett moment som försvinner kan därför skapa en kvalitetsnytta utöver den tid som frigörs, exempelvis genom att den kognitiva belastningen minskar samtidigt som tid frigörs. Redovisa frigjord tid och förbättrad arbetsmiljö separat endast när de beskriver skilda värden med eget stöd i analysen.
Utspridd tid ska beskrivas men inte räknas ned
Utspridd tid ska inte räknas ned enbart för att den frigörs vid många korta tillfällen. Några minuter som återkommer ofta eller berör många personer kan tillsammans innebära en stor omfördelningsnytta. Beräkna den uppskattade tidsmängden på samma sätt som annan frigjord tid. Att tiden är utspridd påverkar inte i sig nyttans beräknade storlek. Beskriv samtidigt att tiden är utspridd och vad det kan innebära för möjligheten att använda den. Det är en viktig förutsättning för tolkning och nyttorealisering.