Välj om du vill göra en lokal effektworkshop
En lokal effektworkshop hjälper dig att undersöka om medarbetarna i organisationen förväntar sig samma nyttor, kostnader, risker och hinder som finns i referensanalysen. Workshopen kan också bidra till förståelse och förankring inför förändringen.
När referensanalysen beskriver samma förändring och jämförelse som du vill analysera kan du:
- förbereda och senare genomföra en workshop
- lämna resultat från en redan genomförd workshop
- gå direkt till Excelmallen utan workshop
Workshopen är frivillig och kan genomföras senare. Du kan använda referensanalysen och fylla i Excelmallen med lokala uppgifter även om du väljer bort workshopen.
Samla in deltagarnas egna erfarenheter
Använd workshopen för att samla in deltagarnas egna erfarenheter av vilka positiva och negativa effekter förändringen kan få. Utgå från jämförelsen mellan Alternativ A och Alternativ B och låt deltagarna tänka utifrån den egna verksamheten.
Gå inte igenom referensanalysens färdiga lista över nyttor och kostnader under insamlingen. Jämför deltagarnas resultat med referensanalysen först efter workshopen. Då minskar risken att de färdiga formuleringarna styr vad deltagarna själva kommer fram till.
Följ vid behov arbetssättet i Samla in underlag genom workshop. Dokumentera resultatet som en lista eller som osorterade anteckningar. Det behövs ingen särskild workshoprapport. Det viktiga är att möjliga positiva och negativa effekter och betydelsefulla förtydliganden finns bevarade.
Jämför workshopresultatet med referensanalysen
Jämför workshopresultatet med de nyttor, kostnader, risker och hinder som finns i referensanalysen.
- Om deltagarna i huvudsak förväntar sig samma nyttor och kostnader kan du fortsätta med referensanalysens Excelmall.
- Om de ser samma nyttor och kostnader men också lokala tillägg kan du använda Excelmallen för det som redan finns där. Dokumentera tilläggen separat och ta med dem i den samlade slutsatsen.
- Om de centrala nyttorna och kostnaderna är andra än dem som referensanalysen bygger på bör du inte använda den tillhörande Excelmallen. Börja då från grunden.
Beskriv inte nyttor och kostnader som redan finns i referensanalysen på nytt. Analysera i stället lokala tillägg och tydliga avvikelser enligt arbetssätten för positiva och negativa effekter i steg 4. Ett lokalt tillägg ingår inte i Excelresultatet om mallen saknar plats eller beräkningar för det.
Gå vidare utan workshop
Om du väljer bort workshopen går du direkt vidare till den Excelmall som hör till referensanalysen.
Att avstå från workshop innebär inte automatiskt att analysen är preliminär. Det innebär att medarbetarna i organisationen inte gemensamt har undersökt om de förväntar sig samma nyttor och kostnader som andra organisationer har sett.
Analysen utgår då från referensanalysens nyttor och kostnader och från de lokala uppgifter som du fyller i i Excelmallen. De lokalt ifyllda värdena kan fortfarande ge ett relevant resultat. Du kan genomföra workshopen senare om organisationen vill undersöka utgångspunkterna tillsammans eller skapa förståelse och förankring inför förändringen.
Fyll i Excelmallen med lokala uppgifter
Ladda ner och öppna den Excelmall som hör till referensanalysen. Gå igenom alla vita fält i mallen.
- Fyll i lokal information där fälten är tomma.
- Bedöm de förifyllda värdena och förslagen.
- Ändra sådant som inte verkar stämma i organisationen.
- Dokumentera vilka källor och antaganden uppgifterna bygger på.
Förifyllda värden är utgångspunkter och gäller inte automatiskt i din organisation. Om ett värde bygger på en uppskattning, en schablon eller ett lokalt antagande ska det framgå i fältet Källa eller på motsvarande plats i mallen.
Ta vid behov hjälp av assistenten för att förstå frågor och fält, resonera om vilka lokala uppgifter som behövs och dokumentera källor och antaganden. Du fyller själv i och sparar den lokalt anpassade Excelmallen.
Spara Excelmallen och sammanfatta resultatet
När du har gått igenom alla vita fält uppdaterar du beräkningarna i Excelmallen. För sedan över Tabell: Sammanfattning till assistenten för att få hjälp att förstå och sammanfatta resultatet.
Den samlade slutsatsen beskriver kort:
- vilken referensanalys du har utgått från
- varför den passar den förändring som analyseras
- om en workshop genomfördes och vad jämförelsen visade
- eventuella lokala tillägg eller avvikelser
- det viktigaste resultatet från Excelmallen
- relevanta risker, hinder och osäkra antaganden
Det ska framgå om workshopresultatet bekräftade referensanalysen eller innehöll lokala tillägg. Det ska också framgå om något tillägg inte ingår i Excelresultatet.
Resultatet är den lokalt ifyllda och sparade Excelmallen samt en kort sammanfattning av det som har kommit fram. Det tas inte automatiskt fram en ny rapport. Sammanfattningen kan vid behov användas som underlag i det fortsatta arbetet, i ett beslutsunderlag eller i en rapport.