Steg 7 samlar ihop analysen
När de tidigare metodstegen är genomförda återstår att sammanfatta analysen, beskriva hur den har gjorts och kontrollera att rapporten är tydlig och användbar. Rapporten ska kunna förstås och granskas även av personer som inte har deltagit i analysarbetet. Rapporten byggs upp under arbetets gång. Utgå därför från det som redan har dokumenterats. Om sammanställningen visar att analysen behöver nytt innehåll, gå tillbaka till det metodsteg där innehållet hör hemma och komplettera det där.
Komplettera fakta om analysen
Kontrollera att faktarutan är korrekt och komplettera de uppgifter som saknas. Organisation och verksamhetsområde samlas in i steg 7 om uppgifterna inte redan är kända. Använd uppgifter som redan finns i analysen i stället för att fråga efter dem på nytt. Kontakt ska anges som en roll eller funktion, inte som namn på en person. På så sätt kan läsaren förstå vart frågor om analysen ska riktas utan att personuppgifter behöver föras in i rapporten.
Beskriv hur analysen genomfördes
Beskriv kort hur den aktuella analysen har genomförts och vad resultatet bygger på. Ta med det som är relevant av:
- vilka arbetssätt som användes, exempelvis dialog, workshoppar, intervjuer eller genomgång av befintliga underlag
- vilket slags underlag som användes
- vilka roller eller funktioner som deltog
- hur effekter, nyttor och kostnader identifierades och analyserades
- vad som värderades och vilket arbetssätt som användes för värderingen
- hur osäkerheten bedömdes Om Excelmallen användes för värdering i pengar ska det framgå att beräkningar, antaganden, källor och detaljerade värderingar dokumenteras där. Fokusera på det som hjälper läsaren att förstå hur just denna analys genomfördes. Håll beskrivningen kort och översiktlig och utgå från de arbetssätt och underlag som faktiskt användes.
Sammanfatta vad analysen visar
Sammanfattningen ska hjälpa läsaren att förstå vad analysen sammantaget visar och hur resultatet bör tolkas. Resultatet i korthet ger en snabb överblick, medan sammanfattningen knyter ihop analysens innebörd i löptext. Utgå från det som redan har tagits fram i rapporten:
- vilken förändring och jämförelse som har analyserats
- de nyttor och kostnader som har störst betydelse för helhetsbilden
- resultatet från en eventuell värdering
- den samlade bedömningen av osäkerheten Både nyttor och kostnader ska finnas kvar i helhetsbilden. Beskriv vad de innebär för de perspektiv som ingår och hur de tillsammans påverkar tolkningen av förändringen.
Visa vad värderingen omfattar
Sammanfattningen ska tydligt visa vad en eventuell värdering omfattar och vad som inte ingår i det beräknade resultatet. Bygg på den färdiga beskrivningen av värderingsresultatet från steg 5 och den samlade osäkerhetsbedömningen från steg 6. Använd de siffror och bedömningar som redan finns dokumenterade och behåll samma avgränsningar och grad av säkerhet. Om bara vissa nyttor eller kostnader har värderats ska det framgå vilka de är. Nyttor och kostnader som inte ingår i värderingen ska fortfarande vara en del av den samlade bilden. Om ingen värdering har gjorts bygger sammanfattningen i stället på den kvalitativa analysen av nyttor, kostnader och osäkerhet.
Läs igenom och avgör när rapporten är färdig
När de återstående delarna i steg 7 har skrivits berättar assistenten det och uppmanar dig att läsa igenom hela rapporten. Utgå från vad du själv och rapportens målgrupp behöver: är rapporten begriplig, ger den en rättvisande helhetsbild av både nyttor och kostnader och fungerar den för det sammanhang där den ska användas? Du kan ta upp frågor eller be assistenten att revidera vilken del av rapporten som helst. Om genomläsningen visar att själva analysen behöver kompletteras kan du återvända till det berörda steget i metoden. Assistenten hjälper dig att bearbeta rapporten, men det är du som avgör när den motsvarar dina och målgruppens behov och är färdig.