Förbered workshopen tillsammans med assistenten
Workshopen genomförs utanför chatten. Assistenten kan hjälpa dig att ta fram upplägg, agenda, inbjudan, frågor, övningar och en mall för dokumentation. Du ansvarar för att bjuda in deltagarna, hålla workshopen och dokumentera det som kommer fram. Efter workshopen kan du lämna materialet till assistenten som en lista eller som osorterade textanteckningar. Assistenten hjälper dig då att strukturera och förtydliga underlaget.
Planera deltagare, inbjudan och dokumentation
Bjud in personer med erfarenhet av det som görs i Alternativ A, den planerade förändringen och de intressenter som kan påverkas. Bestäm upplägg, tidsåtgång och om workshopen ska vara fysisk eller digital. Beskriv i inbjudan vad workshopen ska leda till, att deltagarna inte behöver kunna nyttoanalysmetoden och praktisk information om tid och plats. Förbered en yta där varje möjlig effekt kan dokumenteras på en egen post-it eller rad.
Börja med förändringen och jämförelsen
Inled workshopen med att gå igenom syftet, agendan och jämförelsen mellan Alternativ A och B. Förklara att deltagarna ska undersöka vilka positiva och negativa effekter förändringen kan få i verksamheten utifrån sina erfarenheter och sin kunskap. Målet är att fånga ett brett underlag. Deltagarna ska inte värdera, prioritera eller formulera färdiga nyttor och kostnader under workshopen.
Samla in positiva effekter
Be deltagarna skriva ner möjliga positiva effekter, en effekt per post-it eller rad. Uppmuntra dem att tänka brett utifrån berörda intressenter och de perspektiv som ingår i analysen. Gå sedan igenom effekterna tillsammans. Be deltagarna förtydliga vad i Alternativ B jämfört med Alternativ A som kan ge upphov till effekten, vad effekten består i och för vem den uppstår. Dokumentera förtydligandena utan att börja värdera effekterna.
Samla in negativa effekter efter en kort paus
Ta en kort paus och samla sedan in möjliga negativa effekter på samma sätt. Fråga vad som kan bli sämre, svårare, mer tidskrävande eller mindre tryggt, vilka intressenter som kan påverkas negativt, vad som kan gå fel och vad som kan hindra positiva effekter från att uppstå. Fråga inte aktivt efter kostnader för exempelvis införande, utbildning, licenser, drift eller förvaltning. Om deltagarna själva tar upp kostnader som krävs för att genomföra och upprätthålla förändringen kan du notera dem separat så att de inte tappas bort. Analysera dem inte under workshopen. De kartläggs systematiskt i en separat genomgång efteråt.
Dokumentera och lämna tillbaka resultatet
Dokumentera varje effekt på en egen post-it eller rad. Lägg till viktiga förtydliganden om vilken skillnad mellan Alternativ A och B som kan leda till effekten, vad effekten består i och vem som berörs. Bevara också relevanta förklaringar och skillnader i deltagarnas bedömningar. Avsluta workshopen med att berätta vad som händer med materialet och när dokumentationen delas. Ta sedan med resultatet tillbaka till assistenten så att effektlistan kan struktureras och analyseras vidare.