Samla ett underlag innan du analyserar nyttor och kostnader
Använd workshop, intervjuer, research eller dialog med assistenten för att samla in underlag om vilka följder förändringen kan få. Metoderna kan användas var för sig eller kombineras. Underlaget kan bestå av post-it-anteckningar, intervjusvar, textutdrag, observationer eller en egen lista. Det behöver inte vara färdigsorterat innan det lämnas till assistenten. Assistenten kan hjälpa dig att dela upp, samla och förtydliga materialet.
Utgå från skillnaderna mellan Alternativ A och B
Förändringen är det nya eller ändrade arbetssätt, den teknik eller den kombination av arbetssätt och teknik som analyseras. Effekterna är de följder som kan uppstå när Alternativ B jämförs med Alternativ A. Utgå därför från vad som görs eller fungerar annorlunda i Alternativ B. Undersök sedan vilka följder skillnaderna kan få, för vem de uppstår och i vilka situationer de kan märkas. Behåll beskrivningen av Alternativ A och B värderingsfri. Ta med relevanta effekter även när de är svåra att mäta. Att en effekt är svår att mäta gör den inte mindre relevant för analysen.
Formulera varje relevant följd som en effekt
En effekt beskriver vad som uppstår till följd av förändringen. Formulera varje effekt så att det framgår vad som händer och för vem det händer. Skriv en effekt per rad. Dela upp formuleringar som innehåller flera följder och förtydliga korta anteckningar. ”Går snabbare” behöver exempelvis förtydligas: vad går snabbare, för vem och till följd av vilken skillnad mellan Alternativ A och B?
Håll isär förändring, beteende och effekt
Skilj det som införs eller görs annorlunda från de effekter som kan följa. Ett nytt digitalt stöd är en del av förändringen. Att personalen använder stödet är ett beteende. Det som användningen leder till är en effekt. Underlaget kan också innehålla mål, aktiviteter, risker, hinder och resurser som krävs. Behåll sådant som kan vara relevant, men formulera det inte automatiskt som en effekt.
Bevara källor, skillnader och osäkerheter
Dokumentera varifrån en uppgift kommer när det är relevant. Behåll också viktiga exempel, förklaringar och osäkerheter som behövs för att förstå effekten. Slå ihop uppenbara dubbletter, men behåll skillnader som gäller olika grupper, situationer eller verksamheter. Om flera personer eller källor bedömer en möjlig effekt olika ska skillnaden inte döljas.
Avsluta insamlingen med en effektlista
När insamlingen är klar ska du ha ett arbetsunderlag med möjliga positiva och negativa effekter. Det ska gå att förstå vad varje effekt består i och vem som berörs. Effekterna analyseras och klassificeras först i nästa del av steg 4.