Excelguider - gemensamma regler

Syfte: gemensamma regler för återanvändbar, fältnära vägledning i referensanalysernas Excelmallar.

1. Dokumentets roll

Den gemensamma guiden beskriver sådan mall- och metodkunskap som gäller för samtliga referensanalysernas Excelmallar:

• hur fältens synliga sökvägar och statusar ska förstås
• vilka typer av underlag som kan användas för olika fält
• hur lokala uppgifter, uppskattningar, erfarenheter från andra kommuner och Ineras kalkylfaktorer förhåller sig till varandra
• hur källor, enheter, tidsperioder och osäkerhet hanteras
• hur återkommande Excelblock och resultatfält fungerar
• hur nettonytta per investerad krona ska förstås.

Den analysspecifika Excelguiden är master för:

• analysens jämförelse och avgränsning
• den exakta fältkartan
• status och guidningsordning för varje fält
• analysspecifika värden, erfarenheter och bedömningsstöd
• analysspecifika samband och kontrolltriggers
• förifyllt analysspecifikt innehåll.

2. Grundprinciper för underlaget

Lokala uppgifter, priser och leverantörskostnader ska komma från användaren eller från ett angivet underlag. Generella ersättningsvärden används bara när den gemensamma eller analysspecifika guiden uttryckligen anger att ett sådant värde finns.

Grå fält är låsta delar av Excelmallen. De ska inte ersättas med egna beräkningar eller behandlas som inmatningsfält.

Guiden innehåller fält-, mall- och metodkunskap.

3. Öppna arbetsboken

Excelmallen laddas ner från appen och öppnas lokalt i Excel på PC. Referensmallarna fungerar inte på Mac.

När mallen öppnas kan användaren behöva klicka på Aktivera redigering och Aktivera innehåll. Det kan också visas säkerhetsmeddelanden som behöver godkännas. Sådana meddelanden innebär inte i sig att något är fel med mallen.

Användaren fyller själv i och sparar Excelmallen. Assistenten kan ge stöd om fältens innebörd, vilka lokala uppgifter som behövs och vilka kontroller som är relevanta.

4. Fältguidens struktur

Den analysspecifika guiden har en fältguide med följande struktur:

Block / underblock | Fält eller värde | Status | Guidningsordning | Analysspecifikt stöd | Kontrolltrigger

Fältkartan återger alla relevanta vita och grå fält i samma ordning som de förekommer i Excelmallen. Den gemensamma ordningen gör att assistenten kan förstå var ett grått fält ligger mellan två vita fält och hur inmatning, hämtning och beräkning hänger ihop. Grå fält har status Grått och guidningsordningen Förklara vid behov – ingen inmatning i fältkartan.

Dokumentordningen och dialogordningen är inte samma sak:

• Dokumentordning: Assistenten läser hela fältkartan i Excelordning.
• Dialogordning: Assistenten guidar bara i vita fält. Grå fält noteras och hoppas över, om de inte behöver förklaras.

4.1 Flik, block och fält

• Varje fältguide ligger under en rubrik med Flik som anger vilken Excelflik fälten återfinns i.
• Block återger den synliga sökvägen i Excel: blockrubrik / underblock när alla nivåer finns.
• Flik-, block-, underblock- och fältnamn återger det som användaren ser i Excel och ska inte ersättas med sammanfattande benämningar.

4.2 Status

Status beskriver vilken typ av fält cellen är.

4.3 Guidningsordning

Fältets status visar om det är tomt, förifyllt eller låst. Guidningsordningen anger hur assistenten ska hantera fältet.

4.3.1 Vitt (tomt)

Vilken typ av underlag som är relevant anges i den analysspecifika guiden eller från kontexten. Det kan exempelvis vara lokal statistik, mätning, forskning, avtal, offert eller verksamhetens uppskattning.

4.3.2 Vitt (förifyllt)

Skillnaden mellan ordningarna är alltså om det förifyllda innehållet ska prövas aktivt eller normalt behållas.

4.3.3 Grått (låst)

Grå fält finns med i fältkartan på sin rätta plats i Excelordningen, så att assistenten känner till dem. De utgör däremot inte steg i den normala guidningen.

5. Fältkartans användning

Fältkartan är ordnad på samma sätt som Excelmallen. Den kan användas både för en fullständig genomgång och för stöd om ett enskilt fält.

Vita fält är inmatningsfält. Fältets status och guidningsordning visar om en lokal uppgift behöver tas fram, om en försiktig uppskattning kan användas eller om ett förifyllt värde normalt kan behållas.

Grå fält är låsta, beräknade eller informativa. De ingår inte som inmatningsfält men kan behöva förklaras för att användaren ska förstå mallen eller resultatet.

Hur genomgången presenteras, hur många fält som behandlas åt gången och när flödet går vidare styrs i referensflödets beteendelager.

6. Hantering av uppgifter

6.1 Vad ett värde kan bygga på

6.2 Källa eller motivering

För varje vitt fält finns ett tillhörande fält med rubriken Källa. Där dokumenteras kort var uppgiften kommer ifrån eller vad en uppskattning bygger på.

Exempel:

• Uppskattning från verksamheten
• Ineras kalkylfaktor för undersköterska
• Erfarenheter från andra kommuners analyser, SKR Kompetenscenter
• Kommunens avtal med leverantören
• Statistik från verksamhetssystemet.

För grå fält ska användaren inte fylla i någon källa.

6.3 Ett värde för flera år

Om mallen bara har ett inmatningsfält för ett antagande som förändras över tid används normalt ett rimligt och försiktigt genomsnitt för hela analysperioden. En möjlig nivå mot slutet av perioden ska inte automatiskt användas som genomsnitt för samtliga år.

Om användaren själv tar upp att en nytta eller kostnad börjar senare, upphör tidigare eller varierar mellan åren kan blockets årsvisa faktorrad användas för att anpassa fördelningen över tid. Se avsnitt 8.2.

Inmatningsvärdena och faktorraden behöver då stämma överens. Samma tidsvariation ska inte räknas in både i ett periodgenomsnitt och i faktorraden.

6.4 Ineras kalkylfaktorer för timkostnader och drivmedel

Inera tillhandahåller ett begränsat antal kalkylfaktorer för timkostnader och drivmedel. En kalkylfaktor kan vara förifylld i Excelmallen eller hämtas från kunskapsbasen när fältets guidningsordning tillåter det.

En uppdaterad kalkylfaktor är relevant när användaren vill:

• kontrollera om ett förifyllt värde fortfarande är aktuellt
• uppdatera en förifylld timkostnad eller drivmedelskostnad
• jämföra ett lokalt eller förifyllt värde med Ineras aktuella kalkylfaktor.

Lokala uppgifter går före Ineras kalkylfaktorer när de lokala uppgifterna är relevanta och tillräckligt tillförlitliga.

Om användaren uttryckligen frågar om Inera har en kalkylfaktor för en viss yrkesgrupp eller kostnad ska assistenten slå upp om en sådan finns i kunskapsbasen, även om kalkylfaktorn inte ska föreslås proaktivt i den ordinarie guidningen.

Om det saknas en kalkylfaktor för exakt den efterfrågade yrkesgruppen kan en kalkylfaktor för en närliggande yrkesgrupp användas som ersättningsvärde när det är rimligt. Assistenten ska då tydligt ange vilken yrkesgrupp kalkylfaktorn egentligen avser.

6.5 Enheter och inmatningsformat

Inmatningsanvisningar ska följa det aktuella fältets enhet och format i Excelmallen. Fältnamnen återges som de står i Excel; kompletterande anvisningar finns i den analysspecifika guidens stödtext.

I procentformaterade fält anges värdet med procenttecken. För 50 procent anges exempelvis 50 %, inte 0,5. I ett sådant fält kan 0,5 annars bli 0,5 procent.

Skilj på minuter och timmar, kilometer och mil samt kostnader per månad och år. Om användaren lämnar en uppgift i en annan enhet, omvandla den till fältets enhet och ange tydligt vilket värde som ska skrivas in.

7. Gemensamma specialfall

7.1 Startår

För fältet Vilket år vill ni räkna från? används i första hand det verkliga lokala startåret.

Om startåret är okänt eller inte behöver motsvara ett kalenderår kan det förifyllda värdet 1 behållas. Föregående, innevarande eller något annat kalenderår ska inte antas utan underlag.

7.2 Timkostnader

Det finns både tomma och förifyllda timkostnadsfält. Den analysspecifika guiden anger status och guidningsordning för varje fält.

När en lokal timkostnad ska tas fram används månadslönen i kommunen för den yrkesgrupp som fältet gäller:

(månadslön / 142 arbetstimmar per månad) × 1,54

7.3 Drivmedel

Drivmedel förekommer både i en tabell med kalkylfaktorer och som ett val i nyttoberäkningen. Den analysspecifika guiden anger fältens status och guidningsordning.

Valet i nyttoberäkningen ska motsvara den lokala fordonsanvändningen. Om flera drivmedel används väljs ett försiktigt representativt antagande som inte överskattar nyttan. Grunden för valet dokumenteras i Källa.

7.4 Transporter

Transportuppgifter ska bygga på faktisk lokal användning, inte på idealfall eller enstaka exempel.

• Andel som görs med bil: andelen ska avse de berörda besök eller insatser som faktiskt genomförs med bil.
• Körsträcka: använd ett relevant genomsnitt och skilj den resa som påverkas från hela arbetsrutten.
• Snitthastighet: använd faktisk genomsnittlig körning, inte hastighetsgränsen.
• Restid: använd den resa och period som fältet efterfrågar.
• Andra färdsätt: ta bara med dem när de faktiskt är relevanta.

Bedömningen gäller normalt kommunen eller verksamheten som helhet, om analysen inte uttryckligen gäller en avgränsad grupp.

7.5 Leverantörspriser och avtal

Kostnader för produkt, tjänst, licens, abonnemang, införande, installation, drift och support ska i första hand bygga på offert, avtal, upphandlat pris, lokalt budgetunderlag eller annan faktisk lokal kostnadsuppgift.

Ett pris kontrolleras genom att undersöka:

• vad som ingår
• vilken enhet och period priset gäller
• om engångskostnader tillkommer
• om priset gäller köp, hyra, abonnemang eller tjänst
• om hårdvara, licens, plattform, drift, support, installation eller tillägg ingår.

Om priset behöver uppskattas ska det framgå i Källa vad uppskattningen bygger på. Guiden ger inte generella riktvärden för lokala leverantörspriser.

8. Gemensamma fält utanför den ordinarie inmatningen

8.1 Osäkerhetsvariationer och lägst/högst

Vissa värden har inbyggda osäkerhetsvariationer i grå fält till höger om de vita inmatningsfälten. De grå fälten är låsta och ingår inte i den ordinarie inmatningen.

Variationerna bygger på vad SKR Kompetenscenter välfärdsteknik har sett i arbetet med kommuner. Användaren fyller normalt i det troliga lokala värdet i det vita fältet. Viktiga osäkerheter i den egna uppgiften kan dokumenteras i Källa.

Om de inbyggda variationerna behöver ändras krävs en anpassad mall eller en analys från grunden.

8.2 Årsvisa faktorrader

Under årstabellen till höger i varje beräkningsblock finns raden Faktor. De är normalt vita när värdet är 1. Värden som avviker från 1 markeras normalt med grönt eller annan färg. Färgmarkeringen visar avvikelsen och innebär inte att fältet är låst. Faktorerna styr hur blockets beräknade årliga nytta eller kostnad fördelas över analysperioden.

Årets belopp beräknas genom att den årliga nyttan eller kostnaden multipliceras med årets faktor:

• 1 innebär hela det beräknade årsbeloppet.
• 0 innebär ingen nytta eller kostnad det året.
• 0,5 innebär hälften av det beräknade årsbeloppet.

Faktorraderna ingår inte i flik-för-flikguidningen. Behåll mallens förifyllda faktorer utan att aktivt fråga om dem. De kan redan avspegla exempelvis att en nytta normalt förväntas börja först år 2.

Om användaren själv tar upp att en nytta eller kostnad börjar senare, upphör tidigare eller varierar mellan åren, hjälp användaren att anpassa faktorraden i det berörda blocket. Hänvisa till raden Faktor under blockets årstabell till höger.

Exempel: Om alla brukare har en tilläggstjänst från år 2 och under resten av en sexårig analysperiod anges det faktiska månadspriset och brukarandelen 100 procent. Faktorerna i blocket för tilläggstjänsten sätts till 0, 1, 1, 1, 1, 1.

Faktorn påverkar hela blockets beräknade årsbelopp. Anpassningen behöver därför stämma överens med de inmatningsvärden som beloppet bygger på. Samma tidsvariation ska inte räknas in både i inmatningsvärdena och i faktorraden.

Dokumentera den lokala tidplanen och ändrade faktorer i ett relevant Källa-fält i blocket.

8.3 Fliken Fler nyttor & kostnader

Fliken Fler nyttor & kostnader är låst och fungerar som ett informationssteg. Den visar andra nyttor och kostnader som SKR Kompetenscenter har identifierat tillsammans med kommuner men som inte värderas i pengar i kalkylen.

Användaren kan inte ändra, godkänna eller komplettera innehållet på fliken. Lokala nyttor och kostnader som har identifierats exempelvis i en workshop kan ingå i helhetsbilden, men de kan inte skrivas in på den låsta fliken.

9. Fliken Resultat nyttokalkyl

När användaren har arbetat igenom alla vita fält ska assistenten markera övergången:

Nu har vi fyllt i alla uppgifter och är redo att titta på resultatet. Det är dags att gå till fliken Resultat nyttokalkyl och uppdatera innehållet.

9.1 Uppdatera resultatet

Assistenten ska guida användaren att:

1. Gå till fliken Resultat nyttokalkyl.
2. Gå till Excels menyflik Data.
3. Klicka på Uppdatera alla.
4. Vänta tills uppdateringen är klar.

Först därefter får resultatet läsas, tolkas eller kopieras. Detta är en arbetsgång för arbetsboken, inte en separat guidningsordning för grå fält.

Vid Uppdatera alla kan ibland ett säkerhetsmeddelande om en extern datakälla visas och användaren behöver trycka på OK.

9.2 Förklara resultatet

När innehållet har uppdaterats ska användaren först titta igenom resultatfliken och skapa sig en överblick. Fliken visar resultatet i olika diagram och tabeller. Användaren kan behöva scrolla nedåt för att se tabellerna och hitta Tabell: sammanfattning.

Assistenten ska därefter be användaren kopiera Tabell: sammanfattning och klistra in den i chatten för att få hjälp att förstå och sammanfatta resultatet.

När tabellen har klistrats in ska assistenten förklara värdena sammanhängande, sakligt och med enkelt och konkret språk.

Assistenten får beskriva om nettonyttan per investerad krona är negativ, noll eller positiv och vad resultatet innebär enligt de gemensamma tolkningsriktlinjerna i avsnitt 9.3. Den får inte göra en övergripande bedömning av om utfallet är bra, dåligt, rimligt eller orimligt. Den får inte heller beskriva resultatet som normalt, onormalt, högt, lågt, starkt, svagt, extremt eller typiskt för den aktuella välfärdstekniken.

Förklaringen ska:

• beskriva om den sammanlagda nettonyttan är positiv, negativ eller noll och vad det betyder för relationen mellan de nyttor och kostnader som har värderats i pengar,
• förklara nettonytta per investerad krona sakligt; 0,40 betyder exempelvis att varje investerad krona återfås och därutöver ger 0,40 kronor i nettonytta, eller att varje investerad krona ger nyttor värda sammanlagt 1,40 kronor,
• tolka nettonytta per investerad krona enligt avsnitt 9.3,
• ange året då de ackumulerade nyttorna överstiger de ackumulerade kostnaderna, eller att detta inte sker under analysperioden,
• nämna om kostnaderna är finansiella kostnader, omfördelningskostnader eller båda,
• tydliggöra att kvalitets- och miljönyttor samt andra nyttor som inte har värderats i pengar kan ingå i helhetsbilden utan att ingå i den beräknade nettonyttan.

Om assistenten känner till de värden användaren har fyllt i för värderingen av nyttor och kostnader får den beskriva vilka redovisade nyttor och kostnader som är störst. Den får inte påstå att en viss uppgift har särskilt stor betydelse för resultatet utan stöd i den information eller beräkning som användaren har delat.

Ett negativt, positivt eller oväntat resultat är inte i sig bevis på felaktiga indata. Om användaren vill förstå resultatet får assistenten använda relevanta analysspecifika kontroller för att undersöka hur de inmatade uppgifterna och antagandena om nyttor och kostnader bidrar till resultatet. Kontroller ska också användas när det finns en konkret indikation på fel enhet, skala, procent, avgränsning eller dubbelräkning. Assistenten ska inte utgå från att inmatningen är fel.

9.3 Tolka nettonytta per investerad krona

Nettonytta per investerad krona visar den beräknade nettonyttan i pengar i förhållande till de kostnader som ingår i kalkylen. Måttet ska alltid tolkas utifrån analysens avgränsning, tidsperiod och de nyttor och kostnader som faktiskt har värderats i pengar.

Det går inte att ange ett generellt normalvärde för en viss välfärdsteknik. Resultaten kan skilja sig mellan kommuner och förändras över tid när förutsättningarna förändras, till exempel genom priser, avtalsmodeller och teknikens kostnadsbild.

10. Uppföljningsflikar

Referensmallarna har synliga flikar för uppföljning. Assistenten får kort säga att de finns men ska inte ge detaljerad vägledning om hur de fylls i eller tolkas. Det ingår inte i assistentens kunskapsområde.

11. Försiktighet och felsökning

11.1 Gemensamma försiktighetskontroller

Kontrollera vid behov:

• antal, andel och procent,
• enhet och tidsperiod,
• vilken del av jämförelsealternativet som faktiskt påverkas,
• hur mycket tid eller resa som faktiskt försvinner,
• införande, utbildning, förändringsledning, drift, support och förvaltning,
• leverantörskostnader och lokala avtalsmodeller,
• dubbelräkning.

Prioriteringen mellan kontrollerna anges i den analysspecifika guiden.

11.2 Fel referensmall

Referensmallen passar inte om användarens förändring gäller en annan teknik, en bredare förändring, en annan central insats eller ett annat arbetssätt än det som mallen bygger på.

Om skillnaden påverkar analysens centrala nyttor, kostnader eller beräkningar ska användaren i stället göra en analys från grunden.